商务差旅——高效率商旅要点

2023-01-09

本文主要是 商务差旅——高效率商旅要点 相关的知识问答，如果你也了解，请帮忙补充。

参考知识1 商旅出差是很多职场人士的家常便饭。对于职场新人，如何才能帮助他们姿势正确地出差——我们结合上千次的出差经历，总结出小贴士若干，以帮助大家养成良好的差旅习惯，提高出差质量：

第一部分 出发前准备

一、目的先行

出差一定要有清晰的目的，商旅行程一般来说分为四类：会议，培训‍‍，谈判‍‍，拜访。

我们在做出差规划时，首先要明确本次出差的目的：去干什么？和谁去？解决什么问题？是单个议程还是多个议程？搞清楚这些，我们才好安排行程‍‍。

二、行程设计

如果事先没有既定的行程，则需要我们围绕目的进行设计，在此，需要把握几个要点‍‍：

1，提前预约：我们拜访的对象有无提前预约和确认时间？对方是否休假？‍‍‍如果是国外出差，还要考虑倒时差的因素——这些都是首要考虑的；

2，早去早回‍‍：出门在外‍‍不宜过久恋战，能三天搞定就不要拖到第四天天；订机票时，建议尽量选择最早班飞机，‍‍降低延误可能性的同时，还能为白天争取更多的商务时间；

3、减少折腾：不管从节约时间的角度还是节约费用的角度，‍‍路线设计都要尽量避免转乘、绕路或折返；

4、松紧适度‍：除非无法避免，尽量不要出现诸如连续五天超高强度，或者一天三个城市飞这样极端情况——对于商旅效果‍‍和精力‍‍都有很大损耗；

三、 信息拉通

1、针对多人‍‍、跨部门、或者有领导参加的场景，需要及时信息拉通‍。我们可以用"商旅群"的方法来操作。

——设立一张表，把所有的行程接驳计划，餐饮，住宿，拜访信息列在表里，及时更新并提醒大家，‍‍这样就‍‍避免了‍信息‍不对称;

四、 资料准备

涉及对外会议或者谈判，则需要提前准备资料。

资料可分为内部和公开两种类型，在这里我们用常见的商务谈判或生意分析会来举例：

内部资料：如果我方有大BOSS出席的双边/多边会议，在常规资料之外，还很有必要提供一份生意简报‍：

常见的生意简报是正反面打印的一张A4纸‍。上面言简意赅记录了谈判的核心数据，议题和应对建议，目的是让大Boss在车上或者到达前花2分钟快速浏览和把握要点，针对对方可能抛出的问题和争论（放炮或者要资源），提前打好预防针，亲测作用巨大；

公开资料：即我们熟悉的培训资料和会议资料，‍‍这里提示三个容易忽视的细节：

1、注意时效性：资料的内容是平时的汇总，但资料的出炉日期一定是当天的，避免出现老黄历上新台面；

2、数据‍‍要对齐：会谈开始前，双方提前核对数据口径，避免当场扯皮。一来影响决策，二来现场撕逼，破坏大家情绪；

3、对象别出错：我们有时由于忙碌和大意，把A公司的‍‍课件‍‍放到了和B公司‍‍的会议上，或者把对内的资料打印了一份给到谈判对象（新人特别容易出现此类操作），一是造成泄密，二是对对方缺乏尊重。

资料之外，别忘了差旅装备，也是商务人士出差之前的准备重点；

五、商旅装备

装备就是生产力，是吃饭的家伙，建议还是要选好的，至少要扎实，关键时刻别掉链子。

1、工作设备：笔记本电脑，‍‍电源，投影仪，投影笔，充电宝，‍不同场合，不同配置，灵活调整；

2、身体补给：出差在外，身体‍一定‍不能落下。多场会议连轴转的时候，建议大家准备一些零食，‍‍以便长时间鏖战的时候补充体力；

3、通勤器具：建议大家尽可能选择一个‍‍品牌好的行李箱，外加一副有质地的蚕丝眼罩、轻便的拖鞋，以及便携的降噪耳塞（强烈推荐 airpods pro，目前最优选项），可以给你更高的安全系数和更舒适的休息环境；

‍‍小贴士：行李箱最好是登机箱，‍‍省了坐飞机时托运——尤其国内出差，在有高级别BOSS在场的时候尽量不要托运，‍‍避免所有人达到后都等你一个人拿行李，尴尬啊！（此外，化妆包里液体不要超过50毫克，充电宝不要超过10000毫安，否则无法随身登机）

完成以上准备后，最后别忘了提交出差申请，这里‍注意两点:

1、‍‍预算‍‍项目考虑周全

2、适当留有余地

第二部分：出差期间

出差的过程中，我们需要做好三方面的工作：

一、每日总结

围绕着我们出差的目的来检讨复盘，可以‍‍每天在睡觉之前花15分钟总结一下，同时规划好次日的安排；

二、时间管理：

出差比平时更需要关注时间！首先自己要守时，‍‍其次要督促同行人员守时，需要各种交通工具接驳的时候更要提前通知‍，反复确认；

第三：身体管理：

好的休息是确保精力充沛的重要前提：预订酒店时，尽量选择安全性较高的连锁的酒店。个人建议在‍‍费用不超标的基础上寻找贵的；

如果参加各种外部会议，主办方安排级别较高的酒店，‍‍可以早晚去健身房跑步或者游泳——资源要充分利用；

睡眠是个重点：有人在陌生环境会出现认床的情况，‍‍导致‍‍睡眠状态很差；应酬之外，要避免晚睡，次日有重要谈判，更要提前休息；

第三部分：返程后

返程后，别忘了两件事：

一、贴票报销

很多人因为拖延报销，最后错过了节点，只能自己买单——这是职场一大恶习；

对此，我的建议是‍‍9个字：‍‍当场贴，每天贴，认真贴；

1、当场贴：抓住一切碎片时间贴票

以退房为例，前台在打印发票时，闲着也是闲着，‍‍我们可以直接拿起胶水订书机，各种票据一贴，‍‍信封一装——当场完成，不占用后续事件；

2、每天贴：回到酒店后，马上把当天其余票据拿出来整理，趁热打铁，及时闭环；

3、认真贴：工整有序，字迹清晰，金额正确，以便财务小姐姐保持好心情一次过——既提高了效率，又给对方留下好印象

二、及时完成出差总结

我们要求出差期间每天在当地时间23：00前完成出差日志。出差返程后，我们可以快速进行一个汇总整理，‍‍主要包括3部分：

1、行程‍‍和拜访客户的基本信息；‍‍

2、参与的事项、存在的问题，‍‍以及解决方案‍‍

3、跟进行动计划

如果在这个基础上还有一些感悟和体会，那也可以一并加入，‍‍那就更加饱满立体了。

以上，是一次常规的商务出差的经验分享，供大家各取所需；